Agila organisationer blir allt vanligare - inte minst på grund av att de möjliggör effektivare verksamhetsutveckling. Det här gäller såväl kommuner som landsting. Vid digital transformation och organisationsutveckling så spelar enterprise arkitekter en nyckelroll. Enterprise arkitekten kan hjälpa organisationer att lyckas med agila arbetssätt och förbli flexibla. Här går vi igenom olika sätt en enterprise arkitekt kan hjälpa er organisation att få ut det mesta av en agil organisationsstruktur.
Ordet agil i detta sammanhanget betyder ”lättrörliga metoder eller arbetsmetoder".
Varför är enterprise arkitekter så viktiga för agila organisationsstrukturer?
En enterprise arkitekt arbetar med ett helhetsgrepp kring affärsprocesser och arkitektur, snarare än att borra ner sig i enskilda detaljer. Det här "helikopterperspektivet" kan organisationer dra stor nytta av när de ska jobba agilt.
Tidigare så arbetade enterprise arkitekter ofta isolerade från den dagliga verksamhetsplaneringen. En stor del av deras tid kunde tas upp av att skriva dokument och rita upp processer, ofta på bekostnad av mer strategiskt arbete. Nuförtiden så är det vanligt att enterprise arkitekter arbetar allt mer strategiskt. Enterprise akitekter bör involveras vid strategisk planering, portföljhantering och produkt- eller tjänstehantering.
Sist men inte minst så arbetar skickliga enterprise arkitekter både operativt och strategiskt. Genom detta arbetssätt så kan de effektivt stötta till exempel kommuner och landsting med sina agila- och digitala omställningar.
Enterprise arkitektens roll i den agila organisationen
Till att börja med så bör enterprise arkitekten inte stå i vägen för de agila teamen, utan arbeta tillsammans med dem för att de ska kunna vara så förberedda och fokuserade som möjligt - vilket snabbar upp processerna.
På det här sättet så säkerställer man att teamen fungerar smidigt och att deras framgång verkligen tillämpas på de mest värdefulla delarna av verksamheten.
Enterprise arkitekten kan även länka agila planer och projekt till den arkitektur som beskriver den övriga verksamheten, som är baserad på de beskrivningar som verksamheten vet om sig själv oavsett om det är processer, IT, förmågor eller information. Projekt kan därmed prioriteras utifrån ekonomiska nyckeltal och riskfaktorer ihop med resten av verksamheten.
Här kan enterprise arkitekten också hjälpa till med att definiera krav och finjustera processer i relation till deras relevanta applikationer och databaser.
Ut med det gamla - in med det nya i en agil organisation
Särskilt traditionella organisationer är ofta uppbyggda kring en statisk, siloformad och strukturell hierarki. Många organisationer önskar jobba mer agilt för att uppnå en agil organisationsstruktur, men även om man arbetar med agila arbetsmetoder kan det vara svårt att nå hela vägen fram och få till en smidig organisationsstruktur. Det här är ofta fallet i synnerhet för redan etablerade organisationer som t.ex. kommuner eller landsting. Agila organisationer karaktäriseras av flexibla team som arbetar i snabba lärande- och beslutscykler.
Vad är gemensamt för framgångsrika agila transformationer?
Traditionella organisationer placerar sina styrande organ längst upp i organisationen och beslutsrätten flyter ner i hierarkin. Omvänt ingjuter agila organisationer ett gemensamt syfte i verksamheten. Således kombinerar en smidig organisation både hastighet och anpassningsförmåga med stabilitet och effektivitet.
I de inledande faserna av den digitala transformationen handlar det mycket om ledningens strategiska förståelse och ambitioner. Det kan vara att ta fram en plan för att utforska och lära med hjälp av agila piloter. Här är det viktigt med tydliga strategier och mätbara mål för att det ska bli tydligt hur projekten kan skapa värde. Med hjälp av team som samarbetar och där det finns en tydlig rapportering, ett gemensamt uppdrag och mätbara mål är det möjligt att skapa en iterativ process med optimala arbetsflöden. Här är det viktigt att kraven på processerna, människorna och tekniken är tydliga.
Med hjälp av harmonisering mellan arkitektur och agila team är det möjligt att genomföra framgångsrika projekt som verkligen levererar det de ska, i enlighet med organisationens strategier.
Hur hjälper enterprise arkitekter organisationer med att uppnå en agil organisationsstruktur?
I en agil organisation så samarbetar enterprise arkitekten med många olika typer av samarbetspartners när det gäller såväl planering som verksamhetsmodellering och leverans av digitala transformationsinitiativ. Agil digital transformation kan åstadkommas med hjälp av företagsarkitektur genom att enterprise arkitekten:
1. Tar fram mål och strategi
Enterprise arkitekter spelar en avgörande roll i att definiera och klargöra organisationens övergripande mål och strategier. Samarbeten med ledningen och andra intressenter säkerställer att företagets agila initiativ är i linje med övergripande affärsbehov och långsiktiga mål. Eftersom man definierar tydliga och mätbara mål kan enterprise arkitekter fungera som bryggan mellan företagsstrategier och agila arbetsmetoder.
2. Utformar affärs- och företagsarkitektur
Enterprise arkitekter utformar ofta den affärs- och företagsarkitektur som behövs för att man ska kunna skapa en agil organisation. Enterprise arkitekter kan skapa strukturer och modeller som underlättar kommunikationen mellan olika delar av organisationen. Genom att tydligt definiera affärsprocesser, information och teknologilandskap kan de skapa en solid grund för en smidig övergång till agila arbetsmetoder.
3. Utvecklar en agil färdplan mot att bli en agil organisation
En central uppgift för enterprise arkitekter är att skapa en strategisk färdplan för övergången till en agil organisationsstruktur. Detta innefattar att identifiera och prioritera de nödvändiga förändringarna i processer, teknik och kultur. Speciellt genom att bryta ner dessa förändringar i hanterbara steg så kan enterprise arkitekter vägleda organisationen genom en smidig och strukturerad övergång mot agila arbetsmetoder.
4. Levererar agila lösningar
Enterprise arkitekter stödjer en agil organisationsstruktur genom att integrera agila metoder i leveransprocessen. Genom att främja samarbete och kommunikation mellan olika team och intressenter skapar de en miljö där agila principer kan trivas. Effekten blir att enterprise arkitekter kan stödja implementeringen av agila ramverk och verktyg för att effektivisera olika typer av processer kopplat till till exempel utveckling eller leverans.
5. Sätter upp mätning och KPI:er för att möjliggöra en agil organisation
För att säkerställa att den agila transformationsprocessen är framgångsrik så är det viktigt att kontinuerligt mäta och utvärdera hur organisationen presterar. Enterprise arkitekter kan definiera relevanta nyckelindikatorer (KPI:er) och implementera system för att övervaka och analysera resultaten. Genom att göra detta kan de säkerställa att organisationen förblir flexibel och kan anpassa sig till förändrade förutsättningar, samtidigt som de upprätthåller hög prestanda och effektivitet.
För vart och ett av dessa steg kommer enterprise arkitekten behöva interagera med olika typer av interna och externa samarbetspartners som finns på olika delar i verksamheten för att kunna skapa sig en övergripande helhetsbild.
Verktyg för agila organisationer
För att skapa bästa möjliga förutsättningar för enterprise arkitekten att göra sitt jobb är det viktigt med bra digitala verktyg. Sparx Systems Enterprise Architect är ett visuellt modellerings- och designverktyg baserat på OMG UML. Plattformen stödjer såväl design som konstruktion av mjukvarusystem, modellering av affärsprocesser och modellering av domäner.
För att sammanfatta så är det fullt möjligt att lyckas med agil transformation. För att göra detta så krävs det bra digitala verktyg och en fullt integrerad enterprise arkitekt.
Behöver ni hjälp med ert arkitekturarbete?
Vi kan hjälpa till att komme igång med, eller vidareutveckla arkitekturarbetet med bland annat workshops och utbildningar.