När vi pratar verksamhetsarkitektur dyker det snart upp två viktiga termer: begrepp och information. Termerna hänger ihop med varandra och båda har betydelse för att utveckla verksamheten. Trots det betyder de olika saker, och används vid olika tillfällen. Vi kommer därför att gå närmare in på vad som förenar och vad som skiljer dem åt. Begrepp ger er ett gemensamt språk som ligger till grund för information som kan användas för att effektivisera verksamheten.
Vad är verksamhetsarkitektur?
Verksamhetsarkitektur syftar till att organisera och strukturera en verksamhet för att utveckla den och göra den mer effektiv. Med en gemensam bild av verksamheten, till exempel hur den är strukturerad eller hur informationen och processerna i den ser ut, går det att kommunicera och samarbeta på ett bättre sätt. Det gör det lättare att nå verksamhetsmålen. Inte minst blir det enklare att se vad och hur som går att förbättra med en verksamhetsarkitektur som underlättar kommunikationen och bidrar till bättre beslutsunderlag.
Vad är skillnaden på begrepp och information inom verksamhetsarkitektur?
Det är i arbetet med verksamhetsarkitekturen som begrepp och information dyker upp. De är snarlika och hänger ihop, men betyder olika saker. Om vi börjar med begrepp så kan det beskrivas som det gemensamma språket i en verksamhet. Det vill säga de ord som ni använder för att beskriva olika saker inom verksamheten. Det är viktigt att begrepp definieras på ett gemensamt sätt för att undvika missförstånd. Låt oss till exempel ta begreppet ”kund”. Är det någon som har köpt av er vid något tillfälle? Eller är det någon ni har ett avtal med? Definitionen blir viktig för att vi ska prata om samma saker och därmed kunna föra meningsfulla diskussioner som baseras på en gemensam syn på verksamheten. Med ett gemensamt språk läggs grunden för ett hållbart samarbete, samt till utveckling inom er organisation. Veksamhetsbegrepp är helt enkelt ord som används av verksamheten för att beskriva verksamheten.
Information kan däremot beskrivas som fakta om någon eller någonting av betydelse för verksamheten. Inom verksamhetsarkitektur är den lägsta nivån av information något som kallas för informationsentiteter. Det är en representation av något som är unikt och identifierbart. En kund kan till exempel vara en informationsentitet. Jämfört med begrepp är information mer komplext och har större krav på sig. Om vi fortsätter med kundexemplet så kräver information mer än bara en gemensam definition. Det krävs även tydliga attribut, till exempel kundnummer.
Så används begrepp och information i verksamhetsarkitektur
Där begrepp är mer allmänna till sin natur, är information mer komplex och definierad. Den här skillnaden blir tydligare när vi tittar på hur begrepp och information används rent praktiskt i en verksamhet.
Begrepp är bra att utgå ifrån för att förklara saker och hur de hänger ihop. På så sätt kan de utgöra en viktig grund för allt förändringsarbete. Låt säga att er verksamhet ska skaffa ett nytt IT‑system och behöver kravställa för det. För att kunna göra det på ett grundligt sätt – som ser till verksamhetens behov – används med fördel informationsmodell. Ett sätt att skapa en informationsmodell är att utgå från verksamhetsbegrepp. Detta ger er ett gemensamt verksamhetsspråk som möjliggör att alla kan kommunicera på samma sätt. Utan gemensamma begrepp blir det svårt att arbeta sig fram till en fungerande informationsmodell. Tack vare begreppen kan ni identifiera informationsentiteter; se hur de står i relation till varandra; och visa på kraven och reglerna i modellen. På så sätt blir begreppen många gånger den bro som för samman verksamheten med dess IT.
Vi kan sammanfatta hur begrepp och information används i verksamhetsarkitekturen så här:
Begrepp och information skiljs åt av graden av komplexitet och flexibilitet. En informationsmodell blir mer flexibel när den är komplex, och en begreppsmodell blir mer lättolkad när den inte är så detaljerad. Begrepp ska förklara och är mer övergripande än information. Information behövs till att kunna specificera. Vilken modell som är bäst beror på vilka behov en verksamhet har.
Begrepp är ett första steg och ett bra sätt att komma igång om man inte har jobbat med information tidigare. Information och informationsmodeller ger ett bra underlag. Till exempel för kravställning av IT‑system, vilket kräver mer komplexitet än vad begreppsmodeller kan ge.
Nästan vem som helst kan använda begrepp eller göra en begreppsmodell. En informationsmodell ska inte göras av vem som helst, eftersom verksamhetsarkitekturen måste hänga ihop och hålla sig till rätt regler.
En begreppsmodell kan utgöra en grund för att ta fram en informationsmodell. Det går också att förklara och förtydliga en informationsmodell med hjälp av en begreppsmodell.
Därför är begrepp och information viktiga i utformningen av verksamhetsarkitektur
Tack vare begrepp och information går det att detaljera de informationskrav som ligger till grund för systemutveckling. Detta gör det möjligt att ta fram förslag på nya lösningar och förtydliga funktionella krav. Främst görs detta för att komma åt de faktiska verksamhetsbehoven vid förändring, vilket många organisationer har svårt att göra idag.
En bra gemensam grund med tydliga detaljer leder till mer ordning och reda. Det i sin tur resulterar i bättre kommunikation och samspel. När er verksamhet utgår från samma grund och ni pratar samma språk, kan resurser användas mer effektivt, er verksamhet blir mer flexibel och därmed bättre rustad för framtida förändringar.
Hur ett begrepp omvandlas till en informationsentitet
Begrepp lägger alltså grunden för information, men inte alla begrepp blir en informationsentitet. För att ett begrepp ska kunna bli en informationsentitet behöver det testas mot fyra kriterier som anger vad en informationsentitet är för något. Det här görs för att det är viktigt att ha ramar att luta sig emot vid utformandet av en verksamhetsarkitektur. Med en standard finns det någonting som håller ihop det hela – från lägsta, till högsta nivå.
De fyra kriterierna är att en entitet:
Ska kunna identifieras unikt. Exempel; entiteten ”Kund”. En kund kan identifieras unikt, vi kan prata om Nils Nilsson som har ett specifikt kundnummer.
Har attribut. Exempel: ”Kund”. En kund kan ha attribut som till exempel datum för när den blev kund.
Relaterar till andra informationsentiteter. Exmepel ”Kund”: En kund kan ha en relation till entiteter som avtal, andra kunder, olika avdelningar, etc.
Har förekomster. Det vill säga att det finns olika instanser av informationsentiteter. Exempel ”Kund”: Nils är en kund, Anna är en annan kund.
4 saker att tänka på när det kommer till information och begrepp i verksamhetsarkitektur
Det är okej att inte ha full koll på hur ni jobbar med information. Att börja med begrepp och begreppsmodellering är ett bra sätt att komma igång och lägga en grund.
Det är inte bara skillnaden på begrepp och information som är bra att känna till. Det är även viktigt att kunna skilja på information och data. Samt att veta skillnaden på ert nuläge och det börläge ni kravställer för.
Ha en gemensam definition av begrepp, för att undvika att ni pratar om olika saker och tror att ni menar samma sak.
Ta hjälp från experter. Informationsmodellering är komplicerat och det är inte meningen att vem som helst ska kunna lägga sin tid på det. Däremot bidrar det i förlängningen till stora vinster för många att ta del av.
aRway är experter på verksamhetsarkitektur och modellering. Vi kartlägger företag och organisationer för att effektivisera processer, samt underlätta att kravställa på IT‑stöd. Vi kan hjälpa er med det svåra så att ert arbete blir lättare.
Kontakta oss så berättar vi mer!