Processer är viktigare än vad de flesta tror när det kommer till kvalitets- och kravställningsarbete. Det är när vi kartlägger och utvärderar processerna i en verksamhet som vi kan se var det går att effektivisera och förbättra. För många företag är det dessutom viktigt att hela tiden granska sina processer, för att på så sätt utvecklas men också kunna möta kvalitetskraven enligt standarder som ISO 9001.
Vi ska sätta spotlighten på processkartläggning och visa varför det är så viktigt att vi granskar, förstår och utvärderar dem, så att verksamheten hela tiden ska kunna utvecklas.
Varför är processerna så viktiga i kvalitets- och kravställningsarbete?
En process är vad vi gör i det dagliga arbetet i en verksamhet, till exempel att fakturera en kund, plocka en vara för leverans, rekrytera en ny medarbetare. En process kan beskrivas som en kedja av steg och aktiviteter som i ett återkommande flöde ger ett värde, som att en vara skickas till en kund och som sen faktureras, eller att ett kompetensbehov leder till en rekryteringsprocess som vidare resulterar i en ny duktig medarbetare.
Processerna är utgångspunkten när det handlar om kvalitetsförbättring och kravställning eftersom det är i dem vi arbetar. Ska en process kunna gå igenom verksamhetens system måste det även finnas stöd för processerna i systemet. Därför är också både kartläggning och utvärdering av processerna så viktigt för kravställningsarbetet på vad systemet ska kunna göra.
Om vi som exempel tar en organisation som vill bli mer effektiv genom att digitalisera sin rekryteringsprocess, behöver den organisationen göra en kravställning på systemet så att det klarar av en digital rekryteringsprocess. För att veta vilka steg den processen behöver, måste vi börja med att kartlägga processerna för att få en så tydlig bild som möjligt av hur lösningen ska se ut, vad den ska åstadkomma, och se till så att vi inte missar någonting viktigt. Det här är all viktiga anledningar till varför man bör arbeta med sin processkartläggning.
Processkartläggning av nuet för att kunna förbättra framtiden
Processkartläggning är därför en viktig del av kvalitets- och kravställningsarbete. Den börjar med att kartlägga nuläget. Hur arbetar vi i dag? I kartläggningen gör vi en utvärdering där vi ställer oss frågor om de olika stegen i processen: i fall steget är värdeskapande, om det kan slopas, eller om det kanske ännu hellre bör automatiseras. Kort sagt, var och hur kan vi effektivisera? Nuläget som beskriver hur vi jobbar i dag brukar kallas för AS-IS. Utifrån det kan vi sen hitta förbättringsmöjligheter för framtiden. Det läge som kallas för TO-BE.
När vi känner till de här två lägena kan vi sedan ta reda på hur vi tar oss från dagens process (AS-IS) till den process vi vill arbeta i (TO-BE), till exempel hur vi går från dagens manuella rekryteringsprocess till en digital process som är effektivare och blir mer träffsäker. Den förståelsen för processerna leder till underlag för att kravställa systemet, för att det på så sätt ska klara av en digital rekryteringsprocess.
Det här kan göras på olika sätt. En vanlig metod är att gå igenom processen steg för steg och skriva en användarberättelse för varje steg (även kallat aktivitet). En användarberättelse är en kort och enkel beskrivning av en önskad funktionalitet. I regel utformad enligt formatet ”som <roll> behöver jag <funktion> för att <mål>. Om vi fortsätter med exemplet med den digitaliserade rekryteringsprocessen så skulle en av de användarberättelserna kunna låta så här: Som rekryteringsansvarig vill jag kunna återvända annonsmallar så att jag slipper skapa nya för varje rekrytering. Här blir möjligheten att återanvända annonsmallar ett funktionskrav och en del av kravställningen.
Varför processkartläggning?
Fördelarna med att arbeta med processkartläggning
Genom att skapa en komprimerad och granskningsbar version av processerna går det alltså att utvärdera varje processteg. Vi kan se vilka steg som tillför ett värde, men också var det går att förbättra. Processkartläggningen blir på så sätt en effektiviseringsutvärdering. Det blir lättare att se var det går att effektivisera, automatisera och förbättra när vi granskar processerna på detaljnivå.
Att få de här insikterna har flera fördelar. Det gör det till att börja med mycket lättare att standardisera, automatisera eller bara identifiera processer som är av betydelse för verksamheten. Är processen kritisk för verksamheten är det extra viktigt att det finns en detaljrik kartläggning för vilka delar den innehåller samt om det finns eventuella beroenden till andra processer.
När processerna dokumenteras och får samma utformning blir det också lättare att samarbeta kring processer med olika ägarskap och få en högre förvaltningsbarhet och kvalitet på köpet. Det går att återanvända processer i kommande projekt och få en högre effektivitet. Dokumentation av processen kan användas för att standardisera, kontrollera och utveckla verksamheten. Att förstå processerna ger en ökad förståelse för hur vi jobbar i dag och hur vi kan jobba smartare i framtiden.
Inte minst är processerna viktiga för kvalitetsarbetet i samband med ISO 9001. Det kvalitetsledningssystemet är ett viktigt verktyg för de organisationer som jobbar med ett effektivt och strukturerat kvalitetsarbete i syfte att ständigt säkra och förbättra kvaliteten på det de gör och erbjuder. En del av den certifieringen handlar om att identifiera och kontrollera befintliga processer för kontinuitet och kvalitetsarbete. ISO 9001 förespråkar just en kartläggning av verksamhetens processer som en del av kvalitetsledningssystemet. Processkartläggning hjälper här till att effektivisera och utveckla processerna i rätt riktning.
Hur vi på aRway arbetar med processkartläggning
På aRway arbetar vi med att kartlägga, utvärdera och dokumentera processer – just för att vi vet hur viktiga processerna är när en verksamhet vill utvecklas och förbättras. Vi kan hjälpa till med hela det här arbetet från processkartläggning till kravställning. Det gör vi bland annat genom att hitta en tydlig metod för kartläggningen, utvärdera vilka processer som är värdeskapande, och hjälpa till med att se vilka processer som det finns ett värde i att utveckla. Vi kan också hjälpa till med att formulera de funktionella och icke-funktionella kraven i kravställningen så att lösningen blir precis som ni vill ha den.
Vi har stor erfarenhet av att hjälpa till i arbete med ISO 9001. Vi gör inte själva certifieringen, men vi vet mycket om hur det går att identifiera och utveckla processernas utformning för de verksamheter som vill ta sitt kvalitets- och utvecklingsarbete steget längre. Vi erbjuder utvecklande utbildningar och konsultation som leder er framåt i ert kartläggningsarbete. När allt kommer omkring är det processerna som är nyckeln till förbättring. Hör av er så hjälper vi er gärna att förbättra dem!