Checklista: Är din processbeskrivning tillräckligt tydlig?
- Alice Båvner
- 30 maj
- 2 min läsning
“Hur funkar det här egentligen?”
Om du får den frågan ofta – från kollegor, chefer eller revisorer – är du inte ensam. Många sitter mitt i vardagen med ansvar för att “ha koll”, men utan struktur att luta sig mot. Den här checklistan hjälper dig snabbt se om din processbeskrivning är tillräckligt tydlig – eller om det är dags att få hjälp.
Testa din processbeskrivning med dessa 10 frågor:
Har processen ett tydligt start- och slutpunkt? → Om “när börjar det?” och “när är det klart?” inte kan besvaras entydigt – då är ramarna för otydliga.
Finns det ett namn på processen som känns relevant för verksamheten? → Undvik abstrakta eller tekniska namn – processen ska gå att prata om i vardagen.
Beskriver ni vad som görs, inte hur det görs? → Fokusera på vad som händer i processen, inte detaljer om system eller handgrepp.
Är ansvarsfördelningen tydlig per steg? → Vem gör vad – och vem tar beslut? Otydlighet skapar glapp, dubbelarbete och konflikter.
Visas roller istället för personnamn eller avdelningar? → Processer ska vara oberoende av individer – roller är mer hållbara.
Kopplas processen till relevant information och system? → Bra processer visar vilken information som används – och var den finns.
Har ni beskrivit variationer eller undantag (t.ex. snabba spår)? → En process utan utrymme för verklighetens variationer är inte användbar.
Visas sambanden till andra processer? → En process som är “ensam på pappret” riskerar att skapa stuprör i praktiken.
Är processen visualiserad på ett sätt som går att visa upp? → En bild som kräver förklaring är bättre än text som ingen orkar läsa.
Kan någon utanför teamet förstå vad processen handlar om – på under 2 minuter? → Då är det en processbeskrivning som lever, inte bara ett dokument i en mapp.
Resultat: Vad säger svaren?
0–3 ja: Ni har sannolikt bara en “beskrivning” – inte ett gemensamt arbetssätt.
4–7 ja: Processen är på gång – men det finns risk för missförstånd eller ineffektivitet.
8–10 ja: Ni har en robust och användbar processbeskrivning – stark grund för förbättringsarbete.
Känner du igen dig?
Du kanske sitter i rollen som förvaltare, produktägare, kravansvarig eller samordnare. Mycket landar på dig – men utan verktyg är det svårt att skapa långsiktig ordning.
På aRway hjälper vi personer som dig att skapa begripliga och användbara processbeskrivningar – visuella, strukturerade och förankrade i verkligheten.
