• Filip Hammarlund

VINSTEN av att dokumentera sina processer!


Några av oss här på aRway arbetar mycket med att dokumentera processer, vissa arbetar nästan enbart med det. Hur kommer det sig egentligen? Varför är det så att några av våra kunder vill att vi tillsammans med de, lägger ner mycket tid på detta? Jag tror att det är för att de har förstått precis och inte vill missa det nedanstående text handlar om.



Johan Schedwin 1 Juni 2015

Vi använder olika metoder och verktyg men oavsett detta så borde ju syftet vara det samma. Varför dokumenterar vi våra processer och vilken är vinsten för företaget och den enskilda individen?

Photo courtesy of Keith Allison(CC ShareALike)


Om vi börjar med att ha en gemensam definition av vad en process är så kanske vi har lättare att förstå varandra. Från Wikipedia kan man läsa:


Photo courtesy of Keith Allison(CC ShareALike)



“Ett repetitivt använt nätverk av länkade aktiviteter som använder information och resurser för att tillfredsställa ett kundbehov.” Wikipedia

En inte helt tokig definition som jag tror att de flesta kan enas om. Vinsterna kan delas in i två typer Övergripande och Specifika. De övergripande kan ses som något som gäller brett över hela företaget och där specifika är de vinster man kan se i det enskilda utvecklingsinitiativet.

Vinster för företaget – Övergripande Vinster

För att maximera nyttan för företaget så krävs det att vi jobbar med samma metod och ramverk i ett gemensamt EA-verktyg och helst också i en gemensam databas där förvaltning är ett ledord. En strikt hierarki är också, enligt min mening, ett krav för att nå ökad förvaltningsbarhet. Våra processer får samma utformning oavsett vem som utvecklat och modellerat dem samt en ökad kvalitet. En strikt hierarki ökar också möjligheten att arbeta med ägarskap av processer för olika roller vid olika detaljnivå.Gör vi detta så ger det oss möjlighet att enkelt kommunicera hur vi jobbar och att återanvända våra processer i nästa projekt. Vi sparar tid och pengar och den enskildes engagemang kan förhoppningsvis förlängas om hen känner att det man tog fram för 1 år sedan också är det som återanvänds och vidareutvecklas idag.

Vinster i ett Utvecklingsinitiativ – Specifika Vinster

I ett utvecklingsinitiativ kan man se ytterligare positiva effekter.  Processmodellen ger oss en visuell bild av hur arbetet går till, ofta ett enklare sätt att få en övergripande bild av verksamheten. Den ger oss också möjlighet att tex. skapa en gemensam bild över hur scopet för projektet ser ut. Vilken input är startpunkten för vårt projekt-scope och vilken output är det som är vår bortre avgränsning. De processer vi dokumenterar kan till att börja med beskriva hur vi jobbar idag (AS-IS), vilka processroller som är inblandade samt vilka system som stödjer oss i vårt arbete. Detta gör vi för att sedan kunna analysera nuläget, hitta optimerings-möjligheter för framtiden (TO-BE), och förbättra sättet vi arbetar på.

Så, varför dokumenterar vi processer?

Kort kan man sammanfatta vinsterna som:

  • Ökad förståelse och kommunikation för hur vi arbetar

  • Ökad förvaltningsbarhet och kvalitet

  • Ökat återanvändande av befintligt material

  • Gemensam förståelse gällande ett projekts omfattning

  • Ökad möjlighet att faktiskt förstå hur vi jobbar idag och hur vi kan jobba smartare.


Hoppas detta har gett dig ett nytt sätt att se på hur viktig hanteringen av era processer faktiskt är, och skulle ni vilja ha hjälp så hjälper vi er gärna!

154 visningar