Så gör du en processkartläggning – steg för steg

Enkel metod – verklig nytta 

Processkartläggning kan låta som ett stort projekt. Men i själva verket är det ett av de mest konkreta och kraftfulla sätten att skapa förståelse, förbättring och förankring i organisationen. Här går vi igenom hur du gör – steg för steg. 

Vad är en processkartläggning? 

En processkartläggning handlar om att visualisera hur något faktiskt går till i verksamheten – steg för steg, roll för roll. Syftet är att få en gemensam bild av flödet, tydliggöra ansvar och upptäcka glapp, överlapp eller onödiga hinder. 

Varför ska man kartlägga processer? 

• För att skapa samsyn – alla har inte samma bild 

• För att förbättra och förenkla arbetssätt 

• För att visa efterlevnad – t.ex. inför revision eller certifiering 

• För att kunna automatisera eller digitalisera rätt saker 

• För att introducera nya medarbetare snabbare 

Så här gör du – steg för steg 

1. Välj en process att börja med 

Börja inte med “hela verksamheten”. Välj något avgränsat: t.ex. ”Ta emot och hantera inkommande ärenden” eller ”Beställa externa resurser”. 

2. Samla rätt personer 

Involvera dem som faktiskt jobbar i processen – inte bara chefer eller strateger. En workshop med 3–5 nyckelpersoner räcker ofta. 

3. Beskriv processen tillsammans 

Använd post-its, en digital whiteboard eller ett enkelt mallformat. Fokusera på: 

• Vad händer? (steg) 

• Vem gör det? (roll) 

• Vad behövs? (information, system, beslut) 

4. Identifiera hinder och förbättringar 

När ni ser processen framför er – fråga: 

• Vad fungerar inte? 

• Var blir det väntetid, dubbelarbete eller otydlighet? 

• Vad skulle vi vilja ändra? 

5. Dokumentera och visualisera 

Skapa en enkel men tydlig processbild – gärna med symboler för steg, beslut och roller. Använd ett verktyg som går att återanvända. 

6. Dela och diskutera 

Visa processen för andra i organisationen – kollegor, ledning, partners. Det bygger förståelse och ökar chansen att förändring faktiskt sker. 

Tips från verkligheten 

• Börja i verksamhetens språk – inte metodspråk 

• Skriv hellre “ta emot ärende” än “initiera ärendeflöde” 

• Gör det synligt och konkret – gärna i bildform 

• Hellre 80% rätt och delat, än 100% rätt och bortglömt 

Vill du ha hjälp? 

På aRway arbetar vi med praktisk processkartläggning – i workshopformat eller som del av en större nulägesinventering. Vi hjälper dig: 

• komma igång snabbt 

• visualisera processen på ett tydligt sätt 

• koppla kartläggningen till strategi, mål och förbättringar 

Vill du se exempel på hur det kan se ut? Hör av dig så skickar vi en mall eller processbild.