Fördelar med att ha en väl utformad verksamhetsarkitektur
Verksamheter som inför en verksamhetsarkitektur gör det oftast för att skapa ordning och reda. Tanken är att detta på sikt ska leda till ökad lönsamhet. Men vägen till en väl utformad verksamhetsarkitektur kan vara lång; med hjälp av ett bra ramverk är det lättare att nå fram till målet. I den här artikeln kommer vi titta närmare på fördelarna med att ha en väl utformad verksamhetsarkitektur.
IT-system som möter verksamhetens behov
En Verksamhets IT-system behöver finnas där för att möta de behov som verksamheten har. IT-systemen finns inte för sin skull, men att utforma IT-systemet på ett adekvat sätt har blivit allt svårare med åren.
I takt med att nyttjandet av IT har ökat har också sambanden mellan olika applikationer blivit alltmer komplicerade, för att inte säga invecklade. Det gör det svårare att förändra systemen utifrån förändrade behov. En förändring i ett system kan leda till oväntade och oönskade konsekvenser i ett annat system.
Verksamhetsarkitektur som ett sätt att skapa överblick och kontroll
Det är här EA (Enterprise Architecture), eller verksamhetsarkitektur som det också kallas, kommer in i bilden. Genom att kartlägga IT-systemen, deras kopplingar till varandra och hur de möter verksamhetens behov, är det möjligt att ha koll på läget och genomföra förändringar samtidigt som man är högst medveten om vilka konsekvenser dessa förändringar kommer att få.
Verksamhetsarkitekturen behöver förankras ända upp i ledningen. Det är där besluten ska tas och genom att använda sig av verksamhetsarkitektur kan ledningen minimera riskerna för verksamheten. Verksamhetsarkitektur handlar i hög grad om att beskriva IT och verksamhet med hjälp av modeller istället för löpande text. Idén är att visuella modeller utgör ett bättre kommunikationsverktyg än textbaserade beskrivningar. Är modellerna dessutom enhetligt beskrivna så går de att använda om och om igen.
Avgränsa arbetet och kom fram till ett tydligt syfte
En väl utformad verksamhetsarkitektur kan alltså leda till bättre beslutsunderlag och minskad risk för en ineffektiv verksamhet som inte når de uppsatta målen. Men finns det några nackdelar med att ta fram en gedigen verksamhetsarkitektur? På kort sikt kan det verka kostsamt att lägga resurser på att arbeta med kartläggningar och informationsinhämtning. Det kan vara svårt att se nyttan i det kortare perspektivet.
Här handlar det i hög grad om att ha tålamod, men också om att ha ett klart och tydligt syfte med initiativet. Ni kan exempelvis begränsa er till ett verksamhetsområde som känns akut att få ordning på. Då kommer det bli tydligare med nyttan, även på kort sikt. Ni kanske behöver få ordning på ekonomisystemen som är föråldrade och inte längre lever upp verksamhetens krav? Det är viktigt att modellerna har ett tydligt värde för organisationen, annars finns det risk att modellerandet blir ett självändamål.
Förvalta verksamhetsarkitekturen
Arkitekturen behöver förvaltas för att den ska förbli användbar för ledningen och verksamheten. Det är viktigt att hela tiden arbeta vidare med det som man har skapat. Det gäller att bygga upp en förvaltningsorganisation (om än liten) som tar hand om beskrivningarna och visualiseringarna och ser till att de är uppdaterade och korrekta.
I en liten organisation är det här kanske bara en eller ett par personer. Antalet resurser är inte det viktiga, det viktiga är att det är uttalat vem eller vilka som har ansvaret för att se till att verksamhetsarkitekturen förvaltas på ett bra sätt. Även här har såklart ledningen en viktig roll. Därför är det av yttersta vikt att ledningen har insett värdet av en väl utformad verksamhetsarkitektur.
Ledningen behöver avsätta de resurser som krävs
En verksamhetsarkitekt kan välja rätt vy och rätt dimensioner när det gäller att kommunicera verksamhetsarkitekturen till ledningen. På så sätt är det möjligt att göra de ibland komplexa visualiseringarna begripliga och användbara även för en ledning som inte är insatt i detaljerna när det gäller verksamhetsnära frågor.
Genom att kommunicera verksamhetsarkitekturen på ett bra sätt till ledningen är det möjligt att få med sig ledningen när det gäller insikten om att arbetet med verksamhetsarkitektur gör nytta. Beslutsunderlag som underlättar för ledningen att ta strategiskt viktiga beslut brukar också vara en avgörande faktor för att ledningen ska välja att avsätta de resurser som krävs för att dels upprätta verksamhetsarkitekturen, dels förvalta den på lång sikt.
Kom igång med verksamhetsarkitektur
Behöver ni hjälp med er verksamhetsarkitektur? Bland våra tjänster kan ni se hur vi kan hjälpa er komma igång eller ta er arkitektur till nästa nivå.