Fördelar med att ha en väl utformad verksamhetsarkitektur
Verksamheter som väljer verksamhetsarkitektur som metod gör det ofta för att skapa ordning och reda. Tanken är att detta på sikt ska leda till ökad lönsamhet. Men vägen till en väl utformad verksamhetsarkitektur kan vara lång; med hjälp av ett bra ramverk är det lättare att nå fram till det målet. I den här artikeln tittar vi närmare på fördelar och hur ni arbetar fram en väl utformad verksamhetsarkitektur.
IT-system som möter verksamhetens behov – viktig för verksamhetsarkitektur
Ett IT-system som finns där för att möta verksamhetens behov är en viktig del i en fungerande verksamhetsarkitektur. Men att anpassa olika IT-system har blivit allt mer utmanande genom åren.
I takt med att fler verksamheter utvecklar sina IT-system har det också komplicerat integrationen mellan olika applikationer. Det försvårar processen att anpassa systemen efter förändrade behov. En förändring i ett system kan innebära oväntade och oönskade konsekvenser i ett annat system.
Verksamhetsarkitektur skapar överblick och kontroll
Verksamhetsarkitektur, eller EA (Enterprise Architecture) som det också kallas, är ett arbetssätt för att skapa struktur och överblick över IT-miljön. Genom att kartlägga IT-systemen, deras kopplingar till varandra och hur de möter verksamhetens behov blir det lättare att genomföra förändringar och förutse dess konsekvenser.
Att förankra verksamhetsarkitektur i ledningsgrupper
Verksamhetsarkitekturen behöver förankras ända upp i ledningen då det är de som tar viktiga och avgörande beslut om verksamheten. Med verksamhetsarkitektur som metod kan ledningen lättare ta beslut som minimerar risker. Det handlar om att kunna beskriva sin IT och verksamhet med hjälp av modeller snarare än löpande text. Visuella modeller utgör ett bättre kommunikationsverktyg och därmed ett bättre beslutsunderlag. Är modellerna dessutom enhetligt beskrivna, går de att återanvända.
Så använder SKB enterprise arkitekter för att skapa nytta
Avgränsa arbetet och kom fram till ett tydligt syfte
En väl utformad verksamhetsarkitektur innebär inte bara ett bättre beslutsunderlag utan minskad risk för en ineffektiv verksamhet som inte når de uppsatta målen. Finns det några nackdelar med att ta fram en gedigen verksamhetsarkitektur? På kort sikt kan det upplevas som kostsamt att lägga resurser på att arbeta med kartläggning och på att samla in information och data, och samtidigt svårt att se nyttan. Därför är det viktigt att ha tålamod och se det som ett arbete som ger nytta över tid, men också att ha ett klart och tydligt syfte med initiativet. Ni kan exempelvis begränsa er till ett verksamhetsområde som känns mest akut att få i ordning. Då blir nyttan mer tydlig, även på kort sikt. Exempelvis kanske ni behöver få ordning på ett föråldrat ekonomisystem som inte längre lever upp till verksamhetens krav. Det är viktigt att modellerna har ett tydligt värde för organisationen, annars finns det risk att modellerandet blir ett självändamål.
En bra verksamhetsarkitektur förvaltas och utvecklas
Arkitekturen behöver förvaltas för att den ska förbli användbar för ledningen och verksamheten. Det är viktigt att hela tiden arbeta vidare och utveckla arkitekturen. Det gäller att bygga upp en förvaltningsorganisation som har ansvar för beskrivningarna och visualiseringarna och ser till att de är uppdaterade och korrekta.
I en mindre organisation kan det vara en eller ett par personer. Att ha många resurser är inte avgörande för ett framgångsrikt resultat. Det viktiga är att det är uttalat vem eller vilka som har ansvar att se till att verksamhetsarkitekturen förvaltas på ett bra sätt. Även här har ledningen en viktig roll. Därför är det av yttersta vikt att de har förstått värdet av en väl utformad verksamhetsarkitektur.
Ledningen behöver avsätta resurser
En verksamhetsarkitekt kan välja rätt vy och dimensioner för att kommunicera verksamhetsarkitekturen till ledningen. På så sätt är det möjligt att göra även de mer komplexa visualiseringarna begripliga och användbara, och även för en ledning som inte är insatt i detaljerna kring verksamhetsnära frågor.
Genom att kommunicera verksamhetsarkitekturen på ett bra sätt underlättar det för ledningen att förstå nyttan med arbetet och att genom beslutsunderlaget ta strategiskt viktiga beslut. Något som kan vara en avgörande faktor för att ledningen ska välja att avsätta de resurser som krävs för att dels upprätta verksamhetsarkitekturen, och dels förvalta den på lång sikt.
Kom igång med verksamhetsarkitektur
Behöver ni hjälp med er verksamhetsarkitektur? Bland våra tjänster kan ni se hur vi kan hjälpa er komma igång eller ta er arkitektur till nästa nivå.