Alla verksamheter består av och förlitar sig på stora mängder av information i alla dess slag. För att samla ihop och beskriva informationen är det lämpligt att använda sig av en informationsmodell. I den här texten tittar vi närmare på vad en informationsmodell är, vad syftet med den är och hur den kan underlätta effektivisering och verksamhetsutveckling.
Vad är en informationsmodell?
En informationsmodell är en beskrivning av den information som en verksamhet använder. Tillgången till informationen behövs för att verksamheten ska kunna uppnå sina mål. Det kan handla om information om leverantörer, avtal, produkter, tjänster, kunder och mycket, mycket mer. Det kan låta självklart att använda sig av en informationsmodell, men det är viktigt att komma ihåg att den information som ska ingå i informationsmodellen är så kallad bärande information. Det innebär information som på något sätt påverkar verksamheten.
Informationsmodellen - ett stort värde för verksamheten
Det är genom verksamhetens information som informationsmodellen utvecklas och det är även där som den större delen av verksamhetens värde ligger. Informationsmodellen utgör en grund för beslutsunderlag, processer och produkter eller tjänster. Hur informationen skapas, vårdas och kommuniceras är därför avgörande. När man läser och pratar om informationsmodeller stöter man ofta på begrepp som entiteter och relationer. Vi tittar närmare på vad de här begreppen innebär:
Vad är en entitet?
En entitet definieras som något som erkänns kapabelt till en självständig existens. Det handlar om en gruppering av förekomster som är unikt identifierbara, exempelvis ett fysiskt objekt som en BIL eller en händelse, som en BILSERVICE, eller ett koncept som exempelvis en ORDER.
Vad är en relation?
Objekten i en informationsmodell binds samman med relationer och ger oss viktig information om hur objekten förhåller sig till varandra. De kan också hjälpa oss när vi kommunicerar våra modeller tack vare möjligheten att skapa tabeller.
Nyttan för verksamheten med en informationsmodell
Syftet med en informationsmodell är att kravställa den information verksamheten behöver för att bedriva, eftersom informationen är en verksamhetskritisk tillgång och behöver förvaltas och vidareutvecklas. Det kräver i sin tur att man samlar och kommunicerar sin gemensamma kunskap om verksamhetens information och hur den hänger ihop med såväl processer och mål som resurser och regler.
Med en informationsmodell blir det möjligt att förstå den egna verksamheten eller delar av verksamheten. Exempelvis kan en informationsmodell användas inför ett införandeprojekt. Det kan handla om att ni ska införa ett nytt IT-verktyg och där verksamhetens behov är oklara. För att skapa en helhetsbild gäller det att knyta samman olika sorters information genom att kartlägga deras relation till varandra.
En informationsmodell underlättar samarbete och effektiviserar verksamheten
Att arbeta med en informationsmodell kan vara nyttigt för IT-avdelningen och den övriga verksamheten för att förstå varandra bättre. För IT-avdelningen handlar det ofta om att förstå verksamhetens behov för att lättare bedöma vilka IT-verktyg som kan leva upp till kraven. För den övriga verksamheten handlar det om att förstå hur de egna behoven faktiskt ser ut och hur ett IT-verktyg kan underlätta.
Informationsmodellering - lägger en bra grund för framtiden
Även om det tar lite tid att få arbetet med informationsmodellering på plats dröjer det sällan länge innan ni har tjänat in den tiden. Genom att skapa en gemensam förståelse för verksamhetsområdet lägger ni en bra grund framåt. Det är en förutsättning för ett konstruktivt samarbete där dialogen inte stannar för att ni inte förstår varandra.
Informationsmodellen kan ni ta med er genom projektet och återkomma till när oklarheter uppstår kring vad olika begrepp står för eller hur olika delar förhåller sig till varandra. På så sätt kan informationsmodellen fungera som en karta för att förstå behoven och kommunicera kring dem.
Riskerna med att inte använda sig av en informationsmodell och informationsmodellering
Informationsmodellen skapar reda i kaoset. Information i en verksamhet lever i hög grad sitt eget liv, då ingen organisation eller verksamhet är statisk. Nya arbetssätt, IT-verktyg och tjänster innebär att ny information ständigt tillkommer i organisationer. Utan en eller flera informationsmodeller är det omöjligt få en överblick. Några större risker med att inte arbeta med informationsmodellering är att olika delar av verksamheten på sikt skapar sig skilda bilder av verksamhetens syfte. Det i sin tur bäddar för konflikter och ineffektivt arbete.
Behöver ni hjälp med att komma igång med att skapa en informationsmodell?
I den här artikeln har vi tittat närmare på vad en informationsmodell är och vilken nytta den kan göra inom en verksamhet. Förhoppningsvis har du fått med dig lite nya kunskaper och inspiration för att arbeta med informationsmodeller i din verksamhet.
Behöver ni hjälp att komma igång? Med våra utbildningar och workshops kan vi hjälpa dig på vägen. Hör av dig!