Förenkla arbetet med informationsmodellering
Vad är en informationsmodell?
En informationsmodell är en beskrivning av den information som en verksamhet använder. Informationen behövs för att verksamheten ska kunna uppnå sina mål. Det kan handla om information om leverantörer, avtal, produkter, tjänster, kunder och mycket, mycket mer. Alla verksamheter består av och förlitar sig på stora mängder av information i alla dess slag.
För att samla ihop och beskriva informationen är det lämpligt att använda sig av en informationsmodell. Det kan låta självklart, men det är viktigt att komma ihåg att den information som ska ingå i informationsmodellen är så kallad bärande information. Det innebär information som på något sätt påverkar verksamheten. I den här texten kommer vi titta närmare på vad en informationsmodell är, vad syftet med den är och hur den kan underlätta effektivisering och verksamhetsutveckling.
Det är genom verksamhetens information som den utvecklas och det är även där som den större delen av verksamhetens värde ligger. Det här skapar i sin tur beslutsunderlag, processer och produkter eller tjänster, man kan se det som råmaterialet. Därför är det avgörande hur informationen skapas, vårdas och kommuniceras.
När vi tittar närmare på informationsmodeller stöter vi på begrepp som entiteter och relationer. Nu ska vi titta lite närmare på vad de här begreppen innebär.
Vad är en entitet?
En entitet definieras som något som erkänns kapabelt till en självständig existens. Det handlar om en gruppering av förekomster som är unikt identifierbara, exempelvis ett fysiskt objekt som en BIL eller en händelse, som en BILSERVICE, eller ett koncept som exempelvis en ORDER.
Vad är en relation?
Objekten i en informationsmodell binds samman med relationer och ger oss viktig information om hur objekten förhåller sig till varandra. De kan också hjälpa oss när vi kommunicerar våra modeller tack vare möjligheten att skapa tabeller.
Hur hjälper en informationsmodell verksamheten?
Syftet med en informationsmodell är att kravställa den information verksamheten behöver för att bedriva, eftersom informationen är en verksamhetskritisk tillgång och behöver förvaltas och vidareutvecklas. Det kräver i sin tur att vi skapar, förvaltar och kommunicerar vår gemensamma kunskap om verksamhetens information och hur den hänger ihop med verksamhetens processer, mål, resurser och regler.
Med hjälp av en informationsmodell är det möjligt att förstå den egna verksamheten eller delar av verksamheten. Exempelvis kan en informationsmodell användas inför ett införandeprojekt. Det kan handla om ett nytt IT-verktyg som ska införas och där verksamhetens behov är oklara. För att få fram hela bilden gäller det även att knyta samman de olika objekten eller begreppen genom att kartlägga vilka relationer de har till varandra.
Hur blir verksamheten mer effektiv med en informationsmodell?
Ofta är detta en nyttig övning för att IT-sidan och verksamhetssidan ska förstå varandra. För IT-sidan handlar det ofta om att förstå verksamhetens behov på ett sådant sätt att det är möjligt att bedöma vilka IT-verktyg som kan leva upp till kraven. För verksamhetssidan handlar det om att se hur de egna behoven faktiskt ser ut och hur ett IT-verktyg kan komma in i bilden och underlätta framåt.
Även om själva informationsmodelleringen tar lite tid dröjer det sällan länge innan ni har tjänat in den tiden. Genom att skapa en gemensam förståelse för verksamhetsområdet lägger ni en bra grund till det fortsatta arbetet. Det är en förutsättning för ett konstruktivt samarbete där dialogen inte strandar för att ni inte förstår varandra.
Informationsmodellen kan ni sedan ta med er genom projektet och återkomma till när oklarheter uppstår kring vad olika begrepp står för eller hur olika delar förhåller sig till varandra. På det sättet kan informationsmodellen fungera som en karta när det handlar om att förstå behoven och kommunicera kring dem.
Vad finns det för risker med att inte använda sig av informationsmodellering?
Informationsmodellen skapar reda i kaoset. För informationen i en verksamhet lever i hög grad sitt eget liv. Ingen organisation eller verksamhet är statisk. Nya arbetssätt, nya IT-verktyg och nya tjänster gör att personalen ständigt omger sig med ny information. Utan en eller flera informationsmodeller är det omöjligt att ha koll på läget. En av de stora riskerna med att inte arbeta med informationsmodellering är att olika delar av verksamheten på sikt skapar sig olika bilder av vad verksamheten går ut på. Det i sin tur bäddar för konflikter och ineffektivt arbete.
I den här artikeln har vi tittat närmare på vad en informationsmodell är och vilken nytta den kan göra inom en verksamhet. Förhoppningsvis har du fått med dig lite nya kunskaper och inspiration när det handlar om att praktisera informationsmodellering i din verksamhet.
Behöver ni hjälp att komma igång med informationsmodellering?
Vi kan hjälpa er komma igång med hjälp av utbildningar och workshops.