Beskriv nuläge och önskat börläge
De flesta organisationer genomgår förr eller senare, mer eller mindre smärtsamma förändringsresor. Det kan handla om rena organisationsförändringar men det kan också röra sig om mindre dramatiska förändringar, såsom införandet av ett nytt IT-system som påverkar mångas arbetsvardag.
”Med hjälp av EA är det möjligt att kartlägga en förändringsresa, från nuläge till ett önskat börläge. Kartan kan bland annat vara till god hjälp när det handlar om att förklara förändringen för organisationen.”
- Martha Edman, verksamhetskonsult på aRway
Många gånger finns det motsättningar och negativa känslor förknippade med förändringar. En utmaning för ledningen eller den som ska genomföra förändringsarbetet är att förklara och beskriva varför förändringen är nödvändig. För att kunna göra det är det viktigt att ha en tydlig och klar bild som beskriver nuläge samt det framtida läget, det vill säga hur verkligheten kommer att se ut efter förändringen är genomförd.
Förutse konsekvenserna av förändringen
Här kan EA komma in och bli ett verktyg som kommer till stor nytta i organisationen. Många gånger är det en verksamhetsutvecklare eller verksamhetsarkitekt som leder arbetet med att ta fram en kartläggning som beskriver ett nuläge samt det önskade börläget. Detta kan med fördel ske i workshopform tillsammans med de berörda intressenterna i organisationen.
Alla större förändringar får effekter som är svåra att förutse. Här kan en kartläggning som beskriver de ingående delarna, deras samband och hur de påverkas av varandra komma till stor nytta. Den moderna affärsverksamhetens natur gör att till synes små förändringar kan få stora konsekvenser.
”Med ett centralt arkitekturbibliotek får vi fördelar som att vi kan se varje del i organisationen och kopplingarna mellan dessa. Det gör det enklare för organisationen att gå från strategi till genomförande utan att falla i onödiga fällor.”, säger Martha.
Arbeta proaktivt för att minska riskerna med förändringen
Med hjälp av EA är det möjligt att arbeta proaktivt för att undvika olika typer av risker förknippade med förändringar i en organisation. Men för att arbetet med EA ska bli framgångsrikt är det viktigt att vissa specifika förutsättningar finns på plats. Ledningens engagemang är exempelvis många gånger avgörande för att tillräckligt med resurser ska avsättas för arbetet med EA.
Det kan vara svårt att se de omedelbara effekterna av arbetet med EA. Många gånger handlar det om ett mer långsiktigt och systematiskt arbete som på sikt skapar stor nytta. När svårare tider uppstår och en organisation pressas då pengarna inte riktigt räcker till, är det däremot lätt hänt att dra ner på just resurserna för EA. För den organisation som vill satsa långsiktigt och hållbart är det sistnämnda helt fel strategi.
Kartlägg de avgörande processerna
Det kollektiva minnet sviker oss gång på gång. Det är inte alls ovanligt att organisationer ställs inför frågor som: varför införde vi den här IT-funktionen? Vad fyller den för syfte? Varför genomförde vi den här organisationsförändringen? Vad var det vi ville uppnå? Att våga ställa frågorna och kritiskt granska det egna arbetet är inte fel. Snarare kan det vara ett helt nödvändigt startskott när det handlar om att hitta ett nytt sätt att arbeta, där tryggheten inte finns i tilliten till det kollektiva minnet.
”Genom att kartlägga de avgörande processerna i organisationen och beskriva de ingående delarna, deras syfte och hur de är uppbyggda är det möjligt att ha en karta att återkomma till när frågor om syfte och funktion kommer upp. Kartläggningarna kommer dessutom väl till hands när det är dags att genomföra olika typer av förändringar.”, förklarar Martha.
Med hjälp av en tydlig visualisering av nuläget är det möjligt för organisationen att börja prata om hur en process kan förändras för att bli mer effektiv. På det sättet kan förändringsresan startas upp av de personer som själva är närmast berörda av den aktuella processen. Förändringsresan börjar då underifrån och något arbete med att motivera eller övertyga medarbetarna om att resan är nödvändig blir överhuvudtaget inte aktuellt.
Gör EA till en naturlig del av er verksamhet
EA kan verka komplext och främmande, men med hjälp av en kunnig verksamhetsarkitekt eller konsult kan de flesta organisationer på sikt få upp ögonen för vilken nytta EA kan göra, inte minst när det handlar om att hantera olika typer av förändringar.
”EA behöver bli en naturlig del av er verksamhet, där kartläggningarna är ett självklart verktyg för medarbetarna när det handlar om att förstå den egna verksamheten och fundera över hur den kan optimeras för att ännu bättre möta användarnas eller kundernas behov. På det sättet kan EA verkligen komma till nytta när det handlar om att nå de mål som organisationen har satt upp.”
- Martha Edman, verksamhetskonsult på aRway
Kom igång med verksamhetsarkitektur
Behöver ni hjälp med er verksamhetsarkitektur? Bland våra tjänster kan ni se hur vi kan hjälpa er komma igång eller ta er arkitektur till nästa nivå.